Anketa

Preferujete papírovou nebo digitální podobu nových základních pravidel?

Papír je papír.
2 (28.6%)
Digitální pdf mi vyhovuje víc, papír nepotřebuji.
0 (0%)
Využiji obě varianty, bez papírové bych se neobešel.
3 (42.9%)
Využiji obě varianty, ale dovedl bych se bez papírové knihy obejít.
2 (28.6%)

Celkem hlasů: 7

Autor Téma: Nová Základní pravidla pro zpracování archiválií  (Přečteno 12609 krát)

Březen 20, 2014, 08:37:07 odpoledne
Přečteno 12609 krát

Tomáš Dvořák

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Administrator
  • Příspěvků: 3
    • Zobrazit profil
Dnem 1. května 2013 vešla v účinnost Základní pravidla pro zpracování archiválií, která nahradila Základní pravidla pro zpracování archivního materiálu vydaná archivní správou Ministerstva vnitra v roce 1958 a příslušná ustanovení Archivní příručky vydané stejným orgánem v roce 1965. Již při přípravě této nové metodiky se objevily různé připomínky k chystaným novinkám nebo nejasnosti, které si žádají další vysvětlení. Vaše dotazy k novým pravidlům můžete pokládat zde.

Duben 14, 2014, 01:01:13 odpoledne
Odpověď #1

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
V rámci  školení k ZP pro Státní oblastní archiv v Zámrsku dne 18.3. 2014 v Hradci Králové, pro Národní archiv dne 14. 5. 2014 v Praze, pro Státní oblastní archiv v Litoměřicích dne 25. 5. 2014,pro Archiv hlavního města Prahy dne 23.9.2014 v Praze pro Státní oblastní archiv v Plzni dne 25.9.2014 v Plzni, pro Zemský archiv v Opavě dne 6. 11. 2014 v Olomouci, pro  Státní oblastní archiv v Třeboni dne 29.1.2015 v Třeboni a pro Moravský zemský archiv v Brně dne 3. 3. 2015 v Brně byly položeny následující dotazy. Odpovědi vypracovali M. Wanner, M. Kunt, I. Šulc a R. Pokorný.

Pro přehlednost jsou dotazy a odpovědi rozčleněny do následujících kategorií:
  • Dotazy na aplikaci Základních pravidel (včetně open source programu)
  • Dotazy k druhům archiválií a evidenčním jednotkám
  • Dotazy k fyzickému označování archiválií
  • Dotazy k prvkům popisu
  • Dotazy k popisu původců a tvorbě rejstříků

Upozorňujeme na druhé, opravené a rozšířené vydání Základních pravidel (viz níže příspěvek 12), pro kladení dotazů, prosím, využijte tuto vydání, u kterého je shoda v číslování stránek s tištěnou podobou.

Vzhledem k rozdílnému číslování digitální a knižní podoby ZP zde konkordanční tabulka stránek, prosím, při odkazování na konkrétní bod či příklad v ZP uveďte, zda odkazujete z digitální či papírové formy.
Digitální verze 1. vydání 2013Knižní verze 1. vydání 2013
Odkaz na přímé stažení:
http://www.mvcr.cz/soubor/zakladni-pravidla-pro-zpracovani-archivalii-2013-pdf.aspx
Základní pravidla pro zpracování archiválií / kolektiv pracovníků pod vedením Michal Wanner. - 1. vyd. - Praha : Odbor archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra ČR, 2013. - 350 s.: obr., tab.; 30 cm
ISBN 978-80-86466-34-7 : Kč 290,00
1-1011-101
102-106 (-1)103-107 (+1)
107-113 (-2)109-115 (+2)
114 – 117 (-3)117-120 (+3)
119 (-2)121 (+2)
120-162 (-3)123-165 (+3)
163-197 (-4)167-201(+4)
198-204 (-5)203-209 (+5)
205-232 (-6)211-239 (+6)
233-235 (-7)241-243 (+7)
236-238 (-8)245-247 (+8)
239 (-10)249 (+10)
240 (-11)251 (+11)
241 (-12)253 (+12)
242 (-13)255 (+13)
243-247(-14)257-261(+14)
248-260 (-15)263-275 (+15)
261 (-16)277 (+16)
262-281 (-17)279-298 (+17)
283 (-16)299 (+16)
284-313 (-17)301-330 (+17)
333 Seznam členů…331 Seznam členů…
315-332 (-18)333-350 (+18)
« Poslední změna: Červenec 13, 2015, 02:00:34 odpoledne od Radek Pokorný »

Duben 14, 2014, 01:06:17 odpoledne
Odpověď #2

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
Musíme zpětně předělávat starší platné archivní pomůcky podle nových Základních pravidel?
Blíže viz ZP, kapitola 1. Okolnosti vzniku a obsah nových Základních pravidel, strana 11, první odstavec a Metodický návod č. 1/2013 odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, kterým se vydávají nová Základní pravidla pro zpracování archiválií

Ne.

Můžeme zpětně předělávat starší archivní pomůcky podle nových Základních pravidel?
To je věc řízení archivu. O případné reinventarizaci rozhoduje vedoucí pracovník, prováděna by obecně měla být už podle nových ZP, pokud není závažný důvod k jinému postupu.

Jak řešit případy, kdy je část fondu uspořádána podle původních ZP a další část bude uspořádána podle nových ZP?
Blíže viz Metodický návod č. 1/2013 odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, kterým se vydávají nová Základní pravidla pro zpracování archiválií

Pokud je fond rozpracován, dokončuje se obvykle podle starých pravidel. Pokud je část fondu zpracována například dílčím inventářem a bude se tvořit další pomůcka již podle nových ZP, může se zvážit převedení starší pomůcky do nového systému. Pokud k tomu nedojde, není to z hlediska základních identifikačních údajů problém – na inventární čísla a čísla evidenčních jednotek nový systém referenčních a ukládacích čísel prostě nenavazuje a není nutno to řešit. Jiný případ nastává, když by se měla nově pořádaná část archivního souboru výrazněji prolnout s již zpracovanou částí. Vše tedy závisí na konkrétní situaci a posouzení ze strany vedení archivu.

V jaké programu se bude pracovat při pořádání a kdy bude připraven do praxe?
Od roku 2013 se pod hlavičkou Technologické agentury ČR intenzivně pracuje na přípravě nového softwaru, který by měl být k dispozici všem archivům od roku 2016.

Počítá se s konverzí stávajících archivních pomůcek z programu Janus do nového softwaru?
Součástí zadání nového softwaru je schopnost importovat data ze SUZAPu a pravděpodobně Excelu a exportovat je v XML formátu podle apeEAD. Kromě toho bude mít SW vlastní výměnný formát v XML. Obecně platí, že přímý převod „staré“ pomůcky na „novou“ bude vyžadovat zásah uživatele (například kontrolu psaní datace, vymezení sérií a jednotlivostí, doplnění evidenčních jednotek atd.). S ohledem na koncepci Janusu lze převod pokládat za možný, závisí ovšem na míře pracnosti takového převodu.

Podle jakého označení si bude badatel archiválie objednávat?
Základní pravidla způsob objednávání archiválií neřeší a každý archiv si pro něj určí svá pravidla. Možností je několik: ukládací číslo, referenční označení (s pomocí příslušného informačního systému), pořadové číslo pro tisk.

Jak řešit zpracování sbírek vzhledem k průběžným přírůstkům?
Tam, kde se dosud s evidencí nezačalo, by měl pomoci nový software umožňující vkládání a přesuny záznamů, nicméně se doporučuje přidělovat referenční označení až po delším časovém úseku zpracování nebo nějakém dílčím uzavření části sbírky.
Tam, kde už nějaká evidence existuje, je na zvážení, zda sbírku více či méně reinventarizovat, nebo nějakým způsobem na stávající evidenci navázat. V tomto případě se situace bude lišit případ od případu a ZP ji nemohou řešit. Podrobněji se k ní jistě vyjádří nová metodika pro pořádání sbírek, která se bude připravovat.

Bude jeho součástí také detailní nápověda vycházející z textu ZP (podobně jako v programu PEvA s odkazy na texty metodického návodu pro vedení evidence NAD)?
Jakub Doležal, Archiv kanceláře prezidenta republiky.

Požadavek na vybavení aplikace nápovědou je v technické specifikaci obsažen, avšak bez bližší specifikace. Může ale ještě dojít k modifikaci. Projekt v rámci TAČR je totiž koncipován jako výzkum.

Budou součástí programu také některé prvky automatické kontroly – např. hlášení při nevyplnění některých povinných prvků popisu apod.?
Jakub Doležal, Archiv kanceláře prezidenta republiky.

Předpokládá se kontrola povinně vyplňovaných záznamů při uložení dat. I zde však platí, že může ještě dojít k modifikaci. Projekt v rámci TAČR je totiž koncipován jako výzkum.

Kolegy zajímá, v jakém programu budeme vytvářet AP dle nové metodiky, když nový software bude až od roku 2016.
Dotaz obdržený ze SOA v Plzni.

V současné době není k dispozici software, který by umožnil pokrýt požadavky archivářů ve věci aplikace nových Základních pravidel v plném rozsahu. Bez problémů lze vytvářet manipulační seznamy, buď úpravou předávacích protokolů v elektronické podobě - v programech MS Excell nebo ve specializovaném SW pro popis archiválií. Tato praxe  je již uplatňována v řadě archivů. Pokud jde o pomůcky typu inventář a katalog, Metodický návod č. 1/2013, kterým byla nová Základní pravidla pro zpracování archiválií uvedena v platnost, doporučil aplikaci pravidel u menších fondů. U větších doporučil vyčkat nového softwaru. Nikdo tedy nemusí aplikovat pravidla v této oblasti ihned, současně se však nebrání těm, kteří chtějí nová pravidla aplikovat okamžitě, třeba proto, aby jim vešla do krve. Řada archivů tak již činí a existuje již řada pomůcek odpovídajících novým Základním pravidlům.  Ve spolupráci a z finančních prostředků Technologické agentury ČR je vyvíjen open-source software. Tím však není řečeno, že nelze použít případné jiné aplikace, které budou odpovídat Základním pravidlům a budou mít výstup podle standardu apeEAD dle Metodického návodu č. 1/2014.

Jak to bude s inventáři již rozpracovanými. Mají se přepracovat nebo dokončit podle starých pravidel?
Dotaz obdržený z MZA v Brně.

Pokud ředitel nerozhodne jinak, rozpracované pomůcky se dodělají podle dosavadní metodiky.

Protože nová ZP mají jiné identifikační údaje, než měla stará ZP, znamená to, že v archivech budou vedle sebe existovat dva systémy zpracování a ukládání archiválií? Většina nejdůležitějších fondů je přitom zpracována podle starých ZP a není reálné zpracovat je znovu podle nových ZP.
Dotaz obdržený z MZA v Brně.

ZP nemají retrospektivní platnost. V současnosti jsou aplikovány podle Metodického návodu č. 1/2013 – část má být již aplikována a je aplikována (manipulační seznamy), část může být aplikována již nyní (inventáře u malých fondů), lze počkat na nový software. Rozhodnutí o reinventarizaci je na řediteli archivu. S masovou reinventarizací se nepočítá.
V každém větším nebo starším archivu se používá více systémů identifikace archiválií v archivních pomůckách. Konkrétní systém popisu a uložení se liší podle vymezení archivního souboru (pertinenční a provenienční princip), pořádacího schématu a jeho výběr záleží na archivářích. Nová ZP by měla naopak přinést určitou unifikaci a překlenout archivní popis, který se už dnes neliší v řadě případů mezi oblastmi a jednotlivými archivy, ale i mezi odděleními velkých archivů a pomůckami jednotlivých archivářů.

Bude v novém softwaru prostor, aby byly do elektronických inventářů doplňovány informace (třeba formou interní poznámky)
Dotaz obdržený z MZA v Brně.

a)   Řešení omezení při zpřístupňování archiválií, např. z důvodu výskytu (citlivých) osobních údajů
Předpokládám, že jde o citlivé osobní údaje v archiváliích. Upozornění na existenci těchto omezení je již v prvcích 4.4.1-4.4.3. Zadání s tím počítá, je to ve výsledcích MT02. Promítne se jistě do seznamu funkčních požadavků MT04. Technické řešení prozatím známo není. Nutno je rozlišit tvorbu pomůcky a její využívání. Pomůcka bude vytvořena, schválena a bude mít relativní platnost. Bude obsahovat údaj o citlivých osobních údajích v archiváliích, a ty nebudou zpřístupňovány. Pokud jde o vlastní text pomůcek, domnívám se, že do nových archivních pomůcek by neměly být citlivé osobní údaje zapisovány.
b)      Výskyt archiválií podléhajících ochraně podle autorského zákona?
Upozornění na existenci těchto omezení je již v prvcích 4.4.1-4.4.3. Zadání s tím počítá, je to ve výsledcích MT02. Mělo by se promítnout do seznamu funkčních požadavků MT04. Technické řešení prozatím známo není. Jinak archivní pomůcka je zaměstnanecké (úřední) dílo, právo užívání má archiv.
Software je obecně zaměřen na tvorbu archivních pomůcek, nejde o systém pro objednávání archiválií apod.


« Poslední změna: Duben 20, 2015, 12:53:05 odpoledne od Radek Pokorný »

Duben 14, 2014, 01:11:45 odpoledne
Odpověď #3

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
Co je hybridní archiválie?
Blíže viz ZP, oddíl 4.2.10 Ukládací číslo, strana 50 a oddíl 4.5.2 Odkazy na příbuzné dokumenty, archiválie a pomůcky pro vyhledávání, strana 54

Hybridní archiválie jsou archiválie, jejichž část existuje v analogové a část v digitální podobě, přičemž není možné nebo účelné obě podoby „sjednocovat“ do jedné preferované formy. (Typické je to u hybridních spisů, které jsou částečně vyřizovány v analogové a částečně v digitální podobě, ale může jít samozřejmě i o jiné typy archiválií.) Z toho také vyplývá, že analogová část archiválie je uložena v depotu příslušného archivu a digitální část v digitálním archivu.
Termín hybridní archiválie se v ZP vyskytuje v definici ukládacího čísla (4.2.10), neboť v případě hybridních archiválií mohou být vedle sebe dva údaje – ukládací číslo a identifikátor Národního digitálního archivu.
Termín se objevuje ještě jednou u prvku 4.5.2. Jde o stejný případ.

Jak evidovat reprodukce zničených archiválií, když evidenční jednotka reprodukce neodpovídá zničené archiválii?
Blíže viz odpověď na tento dotaz v sekci Dotazy k prvkům popisu.

Stačí ke splnění povinnosti uvádět součet evidenčních jednotek jejich uvedení v tiráži?
Blíže viz ZP, oddíl 4.2.9 Evidenční jednotka – počet, strana 49

Ne. Součty by však měl za uživatele provádět nový software automaticky, proto také došlo ke změně způsobu zápisu oproti starým pravidlům.

Je nutné uvádět v inventáři počet a druh evidenčních jednotek? Dle našeho názoru jde o zbytečnou rubriku, která jen zabírá místo. Stačí evidenční (pořadové) číslo ev. jednotky.
Dotaz položený z MZA v Brně

Ano. Jinak nebudou dohledatelné a naruší se vazba mezi evidenci NAD a archivní pomůckou. Navíc musíte počítat s dokumenty v digitální podobě. Archiváři naopak žádají automatické sčítání evidenčních jednotek atd.
« Poslední změna: Duben 20, 2015, 12:37:33 odpoledne od Radek Pokorný »

Duben 14, 2014, 01:13:19 odpoledne
Odpověď #4

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
Jak bude označen obal archiválií, který obsahuje několik různých evidenčních jednotek?
Blíže viz odpověď na dotaz k ukládacímu číslu v sekci Dotazy k prvkům popisu.

Na obalu bude jedno ukládací číslo.

Jakou podobu mají mít štítky na archiválie a obaly archiválií?
Základní pravidla vzhled a obsah štítku neřeší. Předpokládá se, že na vnějším obalu typu karton či desky bude obvykle uveden jen název archivu, název archivního souboru a ukládací číslo. U volně ložených evidenčních jednotek (například u úředních knih) se bude uvádět také referenční označení. Uvnitř obalu typu karton či desky by se na vnitřních obalech (například košilkách spisů) mělo referenční označení rovněž uvádět. Pravidla pro označování si však určuje každý archiv dle svých podmínek.

Duben 14, 2014, 01:17:13 odpoledne
Odpověď #5

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
V jakém rozsahu má být úvod dílčího inventáře?
Blíže viz ZP, oddíl 2.10 Archivní pomůcky, strana 35

Rozsah se dá obecně těžko určit, struktura je ale stejná jako u inventáře.

Záznam o vnitřní skartaci má mít i nadále formu protokolárního záznamu v rámci AP?
Blíže viz ZP, oddíl 2.8 Vnitřní skartace, přesun a převedení archiválií do péče jiného archivu, strana 21

Obsah úředního záznamu je popsán v kapitole 2.8 s tím, že se ukládá do dokumentace. V úvodu archivní pomůcky postačí obsahová charakteristika ve smyslu přílohy 2 k vyhlášce č. 645/2004 Sb. Jiný postup závisí na metodice, kterou si archiv sám určí.

V případě, že se u evidenční jednotky listina, kterou pojímáme jako jednotlivost, vyskytuje ještě jiná evidenční jednotka s listinou organicky propojená, lze ji přiřadit k listině jako část této jednotlivosti?
příklad 1 (fond G 151 Rodinný archiv Seilernů Lukov)
příklad 2 (týž fond) - upravené příklady viz obrázek 

Dotaz položen v MZA v Brně

V prvním případě se u potvrzení jedná o samostatnou archiválii, která intelektuálně patří k listině, ale není její fyzickou součástí (například na rozdíl od pečeti). Z hlediska evidence NAD i popisu archiválií jde v případě listiny o jednotlivinu (NAD) v inventáři povinně popisovanou v úrovni jednotlivost (ZP). V případě Potvrzení převzetí peněz pak jde o evidenční jednotku karton (NAD), tedy „hromadinu“, pro kterou se vytváří úroveň popisu složka (viz upravené ref. označení). Protože jediná situace, kdy se jednotlivost a složka mohou vyskytovat na stejné úrovni je tehdy, kdy jsou podřízeny (nejnižší) sérii v dané hierarchické větvi popisu, musí být tedy obě archiválie popsány za sebou v rámci dané série („pod stejným nadpisem“), každá bude mít své pořadové číslo. Pokud by bylo potvrzení fyzickou součástí listiny, např. neoddělitelně sešité dohromady, pak by bylo částí jednotlivosti stejně jako případná přivěšená pečeť a její referenční označení by tedy v daném případě vypadalo takto: 3/2/1/5//2/1, v obsahu by bylo vhodné fakt fyzického spojení uvést, evidenční jednotka by se již neuváděla (část jednotliviny, která je součástí nadřízené lio).
Myslím, že je to hezký příklad, kdy orientace pravidel popisu na naše historické evidenční jednotky dosáhla své meze. Protože listina je evidenční jednotlivina popisovaná v inventáři povinně jako jednotlivost, není ji možné v inventáři s dalšími souvisejícími archiváliemi spojit do složky, protože při prohloubení popisu takové složky by na nižší úrovni popisu vycházející z takové složky stála na stejné úrovni jednotlivost (ona listina) a podsložka (další „hromadinové“ archiválie, v tomto případě Potvrzení…), taková situace smí ale nastat pouze při prohloubení popisu série. Ono „organické“ spojení těchto konkrétních archiválií lze tedy vyjádřit například spojením do jedné série (v daném případě pro jednu nadaci), což by však bylo v tomto konkrétním případě nesmyslné, nebo tím, že budou zařazeny za sebe v nějaké obecnější sérii (zde možná písemnosti jedné osoby) a spojeny pochopitelným popisem v obsahu/regestu (tedy např. Potvrzení převzetí peněz ze Seilernovy nadace na podporu lůžka apod.). A proč tedy nelze udělat složku (z listiny a potvrzení dohromady) a tu na nižší úrovni rozepsat na jednotlivosti, což je jinak postup správný (pod úrovní popisu složka či podsložka můžu mít buď jen samé podsložky, nebo jen samé jednotlivosti)? Protože již dle obecných pravidel pro evidenční jednotky nelze určovat při prohloubení popisu evidenční jednotliviny, jde o léta přísně ražené heslo, pokud mám fotku (mapu, plán, listinu atd.) ve spisu (či jiné již jednou určené „hromadinové inventární jednotce“ evidované na kartony apod.), nehledám, neurčuju a neřeším a při případném prohlubování popisu neurčuju evidenční jednotky! A v daném příkladu byla listina určena jako evidenční jednotlivina – listina do roku 1850, a musí tedy být v souladu s pravidly pro hloubku popisu inventáře popsána na úrovni jednotlivost a nikoliv ve složce, a proto platí výše uvedené v prvním odstavci.
Jen pro zajímavost, představme si zcela hypoteticky, že by původce vytvořil registraturní pořádek, kde by z dané listiny a potvrzení vytvořil spis, například pod označením XV-Stft/1723-5, kdy 5 na konci by znamenalo 5. nadační spis v daném roce. V takovém případě by nejspíše archivář dodržující původní manipulaci dané uskupení archiválií popsal, pokud by se s tím v inventáři vůbec tak do podrobna obtěžoval, jako podsložku (nejnižší sérií by bylo pododdělení Stft, složkou by byl ročník nadačních spisů pro rok 1723). Při objevení té krásné listiny v tomto spisu a při současné jeho dobré vůli, například při digitalizaci, prohloubit daný popis na nižší úroveň, by listinu i potvrzení každou zvlášť popsal jako jednotlivost, dokonce by ani nemusel popis prohloubit pro obě archiválie zároveň v jeden okamžik, v programu by si jistě pro nadační listinu zvolil formulář s popisnými prvky pro popis listiny, nesměl by však již označit tuto listinu jako evidenční jednotlivinu lio, byla by to prostě jednotlivost podřízená podsložce, u které je uvedená evidenční jednotka kar(ton). Krásný případ důsledku spojení našich historicky vzniklých pravidel s těmi mezinárodními, v tomto případě toto spojení vygenerovalo daný nepříliš přehledný „oříšek“, v mnoha jiných případech však aplikace našich evidenčních jednotek na obecná pravidla popisu dle ISAD (G) věc zjednodušila a učinila přehlednější a jednodušší.
V druhém případě jde o velmi podobnou věc, listina musí být popsána jedině jako jednotlivost, všechny její kopie tak musí být popsány zvlášť.



Jak poznám, že nejde o nejnižší sérii, ale už o složku? ZP - kapitoly 3.3.2 a 3.3.3
Dotaz položen v MZA v Brně

Jednoduchá odpověď je, že naprosto stejně, jako bylo k rozpoznání, zda archivář vytvoří nadpis, nebo inventární jednotku (rozepsanou např. do více kartonů se stejným inv. číslem, nebo v ještě starších dobách obsahující více kartonů najednou). Komu to stačí, nemusí pokračovat ve čtení.
Nerozhoduje množství archiválií, ale kvalita vyjadřovaných souvislostí. Série ve stávajících pomůckách jsou nadpisy, které v souladu s definicí sérií vyjadřují souvislosti mezi různými shluky archiválií, tyto souvislosti jsou dostatečně obecné, že pokud věc záměrně přeženu, je jejich vyjádření přenositelné i bez ohledu na konkrétní archiválie. Tedy typicky jsou to takové souvislosti, které mohu předpokládat i u archiválií např. jiného fondu stejného původce nebo jiné sbírky stejné povahy. Mohu si tak vytvořit pořádací schéma sestávající se z hierarchicky seřazených sérií („nadpisů“), které jiný kolega či já sám při dalším pořádání mohu primárně zohlednit a doplňovat do něho konkrétní náplň archiválií, třeba i formou „šablony“ v databázi. Typicky jsou série položky vypisované ve schématu v kapitole číslo 3 inventáře, nadpisy v obsahu pomůcky týkající se samotného inventárního/katalogového seznamu, pořádací schémata kvalitních metodických pokynů a návodů, seznam nadpisů, které si vypíšu z inventárního seznamu pomůcky zpracované pro stejného původce, abych věděl, jak si budu kupičky konkrétních archiválií řadit do vyšších celků. Naopak pokud již popisuji konkrétní archiválie a vyjadřují případné souvislosti mezi původcem nebo předchozími zpracovateli spojenými archiváliemi, které jsou zjistitelné jen a pouze, pokud na fyzicky manipulované archiválie (v analogové podobě) koukám a beru je do ruky, jako je fyzický rozsah v ukládacích obalech, číslování v časovém období nebo v původním úložném balíčku, nebo naopak pokud skládám do obalu dohromady stejné jednotlivosti, typicky evidenční jednotliviny jako jsou fotografie, plány apod., s ohledem na jejich nejkonkrétnější společný vztah k určitému jednomu specifickému místu, osobě, věci nebo události, pak se jistě pohybuji na úrovni složky.
Samozřejmě existuje šedá zóna, protože popis archiválií naštěstí nikdy nebude mechanickým postupem určeným pro stroje, vždy je nutné zohlednit kontext archivního souboru a vypracovávané pomůcky. Princip vztahu například mapy k zachycenému geografickému území, může být v katalogu pertinenčně tvořené sbírky map, kde popisuji každou mapu zvlášť, základem pro uměle tvořenou sérii map stejného či rozdílného měřítka nebo způsobu vyhotovení vztahujících se například k obci, okresu nebo zemi, zatímco podobný princip vztahu zachyceného prostoru na fotografiích na papírové podložce, např. k ulici v obci, bude základem pro typickou složku obsahující třeba 20 fsn v inventáři v  kapitole „Dokumentace“. V případě původní registratury je dle jejího typu původní oddělení, pododdělení, skupina, podskupina, věcná skupina apod. v souslednosti vyjádřené například částí výsledné signatury či desetinného čísla jdoucí až na nejnižší celek úřadem vyřizovaných či ukládaných spisů dle věcné souvislosti sérií. Naopak jeden spis v obalu nebo shluk spisů za sebou jdoucích pořadových či kmenových čísel v rámci časového rozpětí pod touto strukturou, čísel spisů jedné podskupiny či spisových značek jednoho ročníku, spisů v ukládacím balíčku jedné agendy apod. bude jistě doménou složek a podsložek.
Dovolím si tvrdit, že s vědomím v prvních odstavcích uvedeného a nově určených souvislostí hierarchického popisu, popisu prvků, pravidel evidenčních jednotek a stanovené hloubky popisu v jednotlivých typech pomůcky většina archivářů při popisu nezaváhá, stejně jako drtivá většina schválených pomůcek doposud běžně obsahovala jak nadpisy, tak popis rozsáhlejších inventárních jednotek s jedním číslem „na více řádků“. Nápomocné jistě budou i věcná schémata a doprovodné metodické analýzy v metodických pokynech a návodech pro jednotlivé typy archivních souborů.

Proč není v manipulačním seznamu možné spojovat do nejnižší (prozatímní) série více druhů evidenčních jednotek (jednotlivin)?
Dotaz položen v MZA v Brně

Dobrá zpráva je, že to možné je. Špatná pak, že v publikované verzi pravidel byl příslušný text tak temný, že to z něho nebylo jasně patrné. Nově se raději zavedl pojem „složka manipulačního seznamu“, který nahradil původní pojem „nejnižší prozatímní série“, pouze v takové složce je možné popsat více druhů evidenčních jednotek zároveň, například dvě knihy, spisy a jednu listinu po roce 1850, avšak popis takové složky není možné prohloubit. Pokud tedy z manipulačního seznamu, který obsahuje „složky manipulačního seznamu“, chceme přímo prohloubit popis na inventář, musíme na začátku práce „složky manipulačního seznamu“ rozepsat na „obyčejné“ složky dle jednotlivých evidenčních jednotek.
« Poslední změna: Duben 23, 2015, 08:00:27 dopoledne od Radek Pokorný »

Duben 14, 2014, 01:53:32 odpoledne
Odpověď #6

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
Univerzální prvky popisu se uvádějí pouze v úvodu nebo také přímo u příslušné jednotky popisu?
Blíže viz ZP, oddíl 2.10 Archivní pomůcky, strana 35 a oddíly 4.3 až 4.7, strany 51 až 56




Ne všechny univerzální prvky se v úvodu uvádějí, přesně to definují příslušné oddíly ZP. Ty, prvky, kterých se to týká, se v úvodu uvádějí vždy (s odkazem na referenční označení), ale pokud je to účelné, tak i u jednotky popisu. Oproti stávající praxi je jistě přínosnější informovat uživatele archivní pomůcky například o způsobu zpracování a doplňujících materiálech k určité skupině archiválií přímo v inventárním seznamu, ne jen v úvodu.
Teoreticky lze značnou část úvodu automaticky poskládat z údajů u jednotek popisu.

Jak se tvoří referenční označení?

Blíže viz ZP, oddíl 4.2.1 Referenční označení, strana 43

Referenční označení se ve větším množství musí tvořit automaticky, a to v programu pro zpracování archiválií podle nových ZP. Jednotlivé úrovně popisu se oddělují dvěma lomítky mezi úrovněmi instituce, série, složka, jednotlivost a jednoduchým lomítkem v rámci úrovně.

Příklad tvorby referenčního označení:

 

Příklad úpravy referenčního označení při vkládání záznamů:

 
Jak se tvoří ukládací číslo a jak se bude evidovat v lokaci?
Blíže viz ZP, oddíl 4.2.10 Ukládací číslo, strana 50

Ukládací číslo je jedinečné označení evidenční jednotky, která nemá vlastní archivní obal (například úřední kniha uložená volně v regálu), nebo označení archivního obalu, v němž jsou evidenční jednotky uloženy, přičemž na počtu evidenčních jednotek v obalu nezáleží (například spisy uložené v kartonu, jedna nebo více map uložených v mapových deskách).

Ukládací číslo je povinný prvek popisu, ale jeho formu si určuje každý archiv podle svých specifických podmínek. Může jít o prosté celé číslo, nebo řetězec alfanumerických znaků.

Příklad použití ukládacího čísla a související evidence lokace:



Údaj jiná datace se zapisuje do regestu?
Blíže viz ZP, oddíl 4.2.3 Obsah, regest, strana 46 a oddíl 5.2.1 Jiné datace jednotky popisu než datace vzniku jednotky popisu, strana 57

Vzhledem k předpokládanému strojovému vyhledávání budou jiné datace než datace vzniku jednotky popisu v novém softwaru řešeny samostatným prvkem. Do prvku 4.2.3. Obsah, regest se zapisují pouze časové hiáty uvnitř intervalu datace.

Jak datovat a evidovat reprodukce zničených archiválií, když datum vzniku reprodukce a její evidenční jednotka neodpovídá zničené archiválii?
Blíže viz ZP, oddíl 4.2.5 Datace vzniku jednotky popisu, strana 47 a oddíl 5.2.1 Jiné datace jednotky popisu než datace vzniku jednotky popisu, strana 57

Tento problém nemá obecně uspokojivé řešení, nicméně postupuje se následovně: Pokud byl originál archiválie prokazatelně zničen nebo ztracen a je k dispozici například jeho studijní reprodukce, vykazuje se reprodukce jako příslušná evidenční jednotka, a to včetně datace. Ani údaj o dataci vzniku reprodukce však není opomenut.

Příklad:
Existuje fotografie z roku 1900 ke zničené listině z roku 1400. V prvku Obsah, regest se na tuto důležitou okolnost upozorní a fotografie se vykazuje jako listina do roku 1850. U datace se pak uvádějí dvě hodnoty – datace vzniku listiny a datace vzniku fotografie. Jde o dva prvky popisu:
Datace vzniku jednotky popisu (viz oddíl 4.2.5) – v našem případě se uvádí rok 1400, byť fotografie vznikla v roce 1900.
Datace vzniku kopie, která nahrazuje zničenou archiválii (viz oddíl 5.2.1) – uvede se rok vzniku fotografie, tedy 1900.

Jak se určují souřadnice GPS a kterých evidenčních jednotek se určování souřadnic GPS týká?
Blíže viz ZP, oddíl 5.2.6 Souřadnice, strana 61

Určuje se buď souřadnice bodu, plochy, nebo linie.
- U fotografií, pohlednic a jiných dokumentů zobrazujících konkrétní stavbu, část veřejného prostoru či malé území, a u map velkého měřítka (do 1:2 880 včetně) stačí uvést souřadnice jednoho významného, pokud možno v proměnách času stabilního, bodu (poblíž středu mapy).
- U map středního (od 1:2 881 do 1:500 000 včetně) a malého měřítka se uvádějí souřadnice rohů mapy.
- U liniových objektů (řeky, silnice apod.) se doporučuje uvádět souřadnice krajních bodů (mezních míst, odkud kam je úsek zmapován), popř. ještě jednoho až dvou bodů v rámci tohoto úseku.

- Souřadnice se povinně určují v inventáři a katalogu u map.
- Nepovinně se souřadnice určují u fotografií, pohlednic a jiných dokumentů zobrazujících konkrétní stavbu.

Příklad určení souřadnic plochy:
Krok 1 Určení krajních bodů zobrazeného území

 

Krok 2 Zápis souřadnic
 

Příklad určení souřadnic linie (řeka Labe):

Postupuje se analogicky jako u plochy


Referenční označení - sice bude generováno programem, ale přesto bych si rád vyjasnil, zda mají být mezi úrovní složka a podsložka/jednotlivost dvě lomítka nebo pouze jedno? Text pravidel uvádí v bodu 4.2.1 pravidlu 3, že „úrovně složka a jednotlivost sdílejí společnou pozici a v prvku referenční označení se již nerozlišují“ a v příkladu na str. 44-45 mezi složku a jednotlivost klade jedno lomítko. Tomu však neodpovídá příslušná odpověď na nejčastější dotazy k ZP verze 10. 4. 2014. Ve vzájemném rozporu jsou i některé příklady v textu ZP (např. příloha 2, s. 155, jednotky popisu č. 40-42, 112; s. 191-192, jednotky popisu č. 10-12 × 16-17, 31-32, 53-54, 95-98).
Jakub Doležal, Archiv kanceláře prezidenta republiky


Opravdu se jedná o chybu  :-[ v příkladu na str. 44-45, kde chybí druhé lomítko mezi složkou a jednotlivostí. Obecně lze říci, že první tři části referenčního označení oddělené dvojitým lomítkem jsou pevně dané a každé označení je musí nést v pevném pořadí, tedy (1) zkratka země společně s označením archivu, (2) fond (včetně dílčích listů) a (3) série (včetně sérií nižší úrovně). Avšak na další úrovni, tedy v oblasti, kde se popisují fyzické archiválie a která prakticky odpovídá pojmu inventární jednotka, jak ji známe ze starších pravidel, se mohou vedle sebe na stejné úrovni vyskytovat jak složka (podsložky) tak jednotlivost (části jednotlivosti). Existují tak dva vztahy, které mohou mít složka a jednotlivost vůči sobě, buď jsou na stejné úrovni, tedy obě mají jednu společnou vyšší mateřskou sérii (častěji sérii nižší úrovně), ke které se bezprostředně vztahují (jsou jí podřízeny), což je například ilustrováno v referenčním označení v příkladu ZP na str. 157 (u papírových pravidel) či str. 154 (u elektronického .pdf) u pořadových čísel 4-8 (v sérií presidiálních spisů je vedle sebe presidiální protokol (jednotlivost) i konkrétní spisy (složky)), nebo je jednotlivost podřízena složce či podsložce (třeba jedna fotografie ze složky více fotografií stejného domu, jeden formulář či plánek ze spisu, nebo ona pozvánka s fotografií ze složky pozvánek v nešťastném příkladu ze s. 44-45 atd.), a v tomto případě je nutné mezi onu vyšší (mateřskou) složkou a podřízenou (dětskou) jednotlivostí napsat v referenčním označení dvě lomítka, jak je tomu u všech v otázce uváděných příkladech (jen pozor na posunuté číslování digitální a papírové verze uváděná s. 155 je v papírové podobě 158, s. 191-192 papírovými s. 195-196). 

Zda se počítá s tím, že bude připraven podrobnější výklad zásad pro citaci archiválií zpracovaných podle nových Základních pravidel (tj. používání referenčních označení z hlediska badatelské veřejnosti).
-
Zrušení inventárních čísel se hodně dotkne fyzického popisu archiválií. Pokud nechceme popisovat archiválie referenčním číslem, dáváte nám volnou možnost, jak archiválie popisovat jinak (pořadové číslo, objednávkové číslo apod.). Bude v novém programu pro toto „číslo“ zvláštní kolonka nebo se bude psát pouze do nějaké poznámky?
Oba dotazy byly položeny v MZA v Brně, vzhledem k podobnosti zodpovězeny najednou

Pokud budeme citaci chápat v širším slova smyslu, pak Základní pravidla umožňují použití různých způsobů „citace“ dle konkrétních podmínek. Referenční označení je základním a jednoznačným identifikátorem, proto by mělo být používáno především při citaci zdroje informace.
Pro účely objednávání archiválií z pomůcky v analogové podobě je možné naopak použít údaje z prvku Jiné označení (pořadové číslo pro tisk) či ukládací číslo.
Jelikož se však předpokládá stále širší využití elektronické podoby archivní pomůcky, neměla by struktura referenčního označení činit v budoucnu větší problémy. Záležitost se bude řešit kliknutím na záznam či tlačítko, nikoli ručním opisováním.
Jak bylo řečeno v článku o ZP v Archivním časopisu „referenční označení jistě příliš nezlepší ani příliš nezhorší velmi tristní stav citování archiválií laickou a mnohdy bohužel i odbornou veřejností“.

Referenční čísla - Plánuje se nějaké zpřehlednění referenčního čísla (např. místo lomítka používat tečku?).
Tak, jak v současné době referenční čísla vyhlížejí, budou pro lidi se slabším zrakem těžko čitelná a bude docházet ke vzniku chyb při jejich manuálním objednávání (hrozí zvláště častá záměna lomítka za sedmičku nebo jedničku). Problém by snad nenastal v případě, kdyby byla každá domácnost a každý badatel vybaven internetem a archiválie by se objednávaly strojově (v dohledné době lze toto těžko očekávat). Ovšem při reálném vyhledávání archiválií pomocí referenčního označení může znovu nastat chyba, leda by se vyhledávání provádělo opět strojově. V předkládané podobě pokládám "referenční číslo" za prakticky nepoužitelný instrument - a tudíž zbytečný, neboť inventární číslo těžko mohou nahradit. Opravdu se neumíme si představit archiváře, který bude archiválie vyhledávat primárně pomocí referenčního čísla a bude hledat např. řetězec znaků 3/1/3/1/1///2. Systém referenčních čísel je jistě vynikající věc, která se hodí ke strojovému zpracování archiválií jako jakási interní latentní evidenční jednotka, ale pro reálné využití v praxi je tento systém nevhodný. Uplatnit by se mohl výborně v nějakém skladu, ale zde je nutno připomenout, že archiv v žádném případě není sklad a archivář není skladník.
Dotaz položen v MZA v Brně

Viz odpověď k výše uvedenému otázce.
Doplněk za AS: Jak už bylo řečeno, objednávat lze i podle jiných údajů. Pokud jde o rozdělovače, lze je z technických důvodů zaměnit za jiné. Referenční označení je součásti ISAD (G). Jde o zásadní věc, kterou používá celý svět. V ČR je prosazovaly velké archivy, které mají největší potíže s velkými doplňky do číselné řady. Myslím, že u většiny inventářů to nebude až takový problém. Např. u třídění podle druhů dokumentů by počet úrovní neměl být z podstaty věci vysoký. Myslím, že to platí i pro spisové plány. Např. spisový plán MV má 3 úrovně.
Doušek z diskuse: Jestliže z dikce otázky vyznívá názor, že referenční označení je věc vynucená strojovým zpracováním dat, skutečnost je jiná. Referenční označení naopak stojí pevně na analogových základech, je určeno pro propojení údajů i s „papírovými“ pomůckami, je lidsky pochopitelné a čitelné, může sloužit jako jednoznačný identifikátor jednotky popisu i v případě, že elektronické systémy nebudou aktuálně k dispozici či selžou. Vlastně se moc neliší od dříve minimálně části archivů prosazované umělé signatury. „Vyrobit“ je musí samozřejmě stroj a jak bylo řešeno výše, pro konkrétní objednání materiálu či odkazu do rejstříku je možno využít i jednodušších označení.

Je u novověkých listin (v kategorii listin do r. 1850) za všech okolností povinné psát pro inventář rozměry jako prvek povinného popisu archiválie?
Dotaz položen v MZA v Brně

Ano, ale žádný z aktuálně odpovídajících si to nevymyslel.

Je u přivěšených pečetí na evidenční jednotce listina (do r. 1850) povinné uvádět pro inventář rozměry pečetí a jejich vydavatele jako prvek popisu archiválie?
Dotaz položen v MZA v Brně

Ne.

Jak a zda vůbec uvádět v popisu listiny pro inventář pečeť, je-li pouze přitištěná (např. pečeť sekretní či pod clonou)?
Dotaz položen v MZA v Brně

 Povinné minimum je použití prvku 5.7.4 Počet otisků původní a současný, ostatní je na rozhodnutí archiváře.
« Poslední změna: Duben 23, 2015, 07:53:37 dopoledne od Radek Pokorný »

Duben 14, 2014, 02:08:18 odpoledne
Odpověď #7

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
Jak se bude přistupovat do databáze INTERPI?
Blíže viz ZP, kapitola 6. Popis původců, strana 77 an. a kapitola 7. Tvorba přístupových bodů a rejstříků, strana 85 an.

V případě popisu původců bude uživatel pracovat přímo s rozhraním INTERPI. Při vytváření rejstříkových hesel nebo speciálních prvků popisu bude komunikace probíhat mezi softwarem pro zpracování archiválií a databází INTERPI pomocí tzv. webových služeb. Vytvoření nového záznamu rejstříkového hesla bude zajišťováno samostatným formulářem v rámci softwarem pro zpracování archiválií. Přihlášení k databázi INTERPI není zatím specifikováno (v úvahu přichází přihlašování přes národní archivní portál). Každý uživatel, který vytváří obsah (nikoli tedy pouhý operátor), bude mít zároveň záznam v databázi.

"Jak bude řešena správa databáze a její supervize? Např. odstraňování chyb a záměn, rušení duplicitních záznamů, editace, zpřesnění a opravy záznamů? Bude vše ponecháno na vzájemné dohodě archivářů – editorů, kteří mají k dispozici archiválie?"
Jakub Doležal, Archiv kanceláře prezidenta republiky


Podobně jako je tomu dnes v případě autoritních záznamů v knihovnách bude ustanoven systém supervizorů, kteří budou především hlídat případnou duplicitu a konzistenci. Část agendy bude nepochybně - jak je tomu dnes v případě knihovnických autoritních záznamů - vykonávána Národní knihovnou, která má k dispozici potřebné odborníky (zejména v oblasti pojmů). Editace a zpřesnění, případně opravy budou záležitostí všech kooperujících, tedy nejen archivářů, ale i editorů z jiných paměťových institucí. To je princip kooperativní tvorby záznamů.

Uveďte příklad určení původce fondu v případě, že se vesměs jedná o archiválie obecního úřadu do roku 1945, ovšem fond obsahuje i posteriora (např. záznamy v podacím deníku nebo záznamy v úřední knize pokračující i po roce 1945). Protože podle nových ZP neplatí, že jeden fond má (pouze) jednoho původce, je původcem fondu i MNV? Pokud ano, musím v úvodu popsat oba původce? Není možné odkázat na popis „nehlavního“ původce (v našem případě MNV) v jiném inventáři? Jednalo by se např. i o fondy četnických stanic, které plynule přešly pod SNB, ale v zápisech bylo pokračováno ve stávajících knihách.
Dotaz položený v MZA v Brně

Uvedou se všichni původci, jejichž archiválie se ve fondu vyskytují. Odkaz na jinou archivní pomůcku možný není, ale lze převzít již zpracovaný popis „marginálního“ původce (jeden z cílů sdílení údajů v databázi INTERPI). V případě, že nejsem schopen k dotyčnému původci získat dostatek informací, uvedou se pouze základní a zjistitelné údaje (preferovaná forma jména, stručná charakteristika, datace vzniku/zániku nebo působnosti). To, že nemá fond pouze jednoho původce, není záležitostí nových ZP, ale praxe.

V případě, že není znám vznik korporace (např. u archivů obcí) se má vyplňovat datace působnosti korporace. Chápu to tak, že do datace vzniku můžu napsat: „není známa“ a teprve do datace působnosti napíši kvalifikovaný odhad? Nebo pole datace vzniku nevyplňuji? Popř. vyplňuji jak? Je možné toto pole nevyplnit? Pokud mám např. obec, jejíž písemná zmínka pochází až z roku 1517, měla bych vyplnit dataci působnosti korporace takto „před 1517–1945“? Jak zní strojově čitelný zápis tohoto časového rozmezí?
Dotaz položený v MZA v Brně

Dataci vzniku nevyplňuji, datace působnosti se uvede obdobně jako v případě vzniku a zániku (lze tedy vyznačit nejistotu). Strojový zápis se zde vyplňovat nebude (jedná se o práci v rozhraní INTERPI).

Kdy bude zpřístupněna pro archivy databáze INTERPI, když portál národního digitálního archivu, přes který se má podle ZP přistupovat, zatím není? Součástí nové archivní pomůcky podle ZP má přitom být identifikátor původce z databáze INTERPI.
Dotaz položený v MZA v Brně

V průběhu roku 2015 bude databáze INTERPI zpřístupněna, její napojení na portál NDA je předmětem zadání, které má být realizováno také v roce 2015, nejpozději v roce následujícím. Komunikace s databází INTERPI navíc není vázána na portál NDA (lze přímo z pořádacího SW prostřednictvím webových služeb).

Kdy a jak bude technicky možné používat autoritní záznamy z databáze paměťových institucí INTERPI, kterou by podle ZP měl provozovat dosud neexistující Národní digitální archiv.
Dotaz položený v MZA v Brně

Národní digitální archiv existuje, doporučujeme sledovat www.digi.nacr.cz (všechny archivy obdržely prostřednictvím Odboru archivní správy a spisové služby informační dopis, který NA rozesílal svým původcům). Archivní portál je v současné době v přípravě (hotova je část funkcionalit), databázi INTERPI NDA provozovat nebude – je to společný projekt více paměťových institucí. Ostatní viz předchozí odpověď.

Bude databáze INTERPI obsahovat pouze údaje o původcích, kteří budou mít pomůcky podle nových ZP, nebo údaje o všech původcích, které mají archivy v péči? Pokud to budou všichni původci, údaje o nich bude nutné zadat ručně, nebo budou převzaty z nějaké existující databáze, např. REGiA?
Dotaz položený v MZA v Brně

Primárně budou do INTERPI převzaty autoritní záznamy NKČR (autority.nkp.cz) doplněné o některé další připravené údaje. Informace bude možné doplňovat retrospektivně podle potřeby přímo prostřednictvím rozhraní INTERPI. Přebírání z REGiA se nepředpokládá, ale řeší  se zpracování dat o původcích v PEvA (viz návrh strukturovaného zápisu v původců v nejbližší nové verzi tohoto SW). Tato data budou následně harmonizována s databází INTERPI. Modul pro harmonizaci dat s INTERPI bude předmětem jednání.
Z hlediska AS – prozatím bylo rozhodnuto, že do PEvA budou uváděny údaje o původcích u přírůstků a nově zpracovávaných fondů. Připravovaná verze programu nemá prozatím napojení na infrastrukturu INTERPI, protože ta prozatím neexistuje.

« Poslední změna: Duben 20, 2015, 04:04:06 odpoledne od Radek Pokorný »

Duben 14, 2014, 03:01:23 odpoledne
Odpověď #8

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
Následující dotaz byl položen v rámci komentářů na Novinkách, na žádost administrátora fóra opakuji zde:
Dobrý den,
zajímalo by mě, zda uvažujete o vypracování dalších příkladů inventářů, popř. jiných archivních pomůcek pro jiné typy fondů, než jsou uvedeny v ZP. Například u fondů Archiv města, popř. obce, kde není znám vznik původce fondu, by bylo vhodné stanovit pravidla pro vyjádření tohoto stavu. Někdy je známa první písemná zmínka, někdy ne. Druhý dotaz se týká pořádacího programu a jeho vytvoření, popř. uvedení do praxe. V našem archivu máme k dispozici pouze Microsoft Office. Běžně vytváříme inventáře ve Wordu a nějaký vhodnější program bychom uvítali s nadšením. Děkuji M. Zemánková
2.4.2014 (9:24)


Pokusím se o reakci:
ad 1 Další příklady do samotných ZP se zřejmě nepřipravují, už tak jsou pravidla díky nim příliš rozsáhlá, což je předmětem kritiky. Dle informací prezentovaných na prvním školení ZP pro SOA v Zámrsku v Hradci Králové se pod odborem Archivní správy MV ČR připravuje vznik Metodické skupiny pro archivní zpracování  pod vedením Mgr. Evy Šimicové, která by se zabývala celou řadou na ZP navazujících témat, mimo jiné i úpravou stávajících metodických pokynů, a inicializovala řešení dalších metodologických problémů spojených s tvorbou archivního popisu formou vzniku více odborných podskupin pro jednotlivá témata, typy fondů apod. za účasti širokého spektra odborných archivářů z praxe. Ohledně neznámého data vzniku korporace je v ZP, kapitole 6 uvedeno, že tento prvek (6.6.2 Korporace - prvek 3 Vznik) se neuvede a použije se místo toho prvek Datace působnosti korporace (6.6.2 Korporace - prvek 5), kde místo přesného data nastupuje:" Zpravidla z pramenů odvozené časové rozmezí ( případně jeho kvalifikovaný odhad) působnosti korporace..."

ad 2 Od roku 2013 se pod hlavičkou Technologické agentury ČR intenzivně pracuje na přípravě nového softwaru, který by měl být k dispozici všem archivům od roku 2016. Doufejme.
« Poslední změna: Květen 22, 2014, 12:31:30 odpoledne od Radek Pokorný »

Květen 14, 2014, 04:09:47 odpoledne
Odpověď #9

Lenka Svobodová

  • *
  • Information
  • Newbie
  • Příspěvků: 1
    • Zobrazit profil
Dobrý den,
zajímalo by mne, jestli software, který bude při tvorbě inventáře generovat referenční čísla, bude je také umět vytisknout tak, aby bylo možné kódy rovnou nalepit na obaly spisů. Při ručním psaní referenčních čísel může vzhledem k jejich složitosti docházet k chybám. Pokud to nebude možné v centrálním programu, budou si moci něco takového k němu vytvořit jednotlivé archivy?
S pozdravem
Lenka Svobodová
« Poslední změna: Květen 22, 2014, 12:31:35 odpoledne od Radek Pokorný »

Květen 16, 2014, 10:01:50 dopoledne
Odpověď #10

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
Dobrý den,
zajímalo by mne, jestli software, který bude při tvorbě inventáře generovat referenční čísla, bude je také umět vytisknout tak, aby bylo možné kódy rovnou nalepit na obaly spisů. Při ručním psaní referenčních čísel může vzhledem k jejich složitosti docházet k chybám. Pokud to nebude možné v centrálním programu, budou si moci něco takového k němu vytvořit jednotlivé archivy?
S pozdravem
Lenka Svobodová

Máte jistě pravdu, psát ručně referenční označení (či alespoň jeho druhou část bez kódu země, archivu a NAD) by byla práce ubíjející a neefektivní. V tomto má jednoduché inventární číslo své neopominutelné kouzlo, což jsme si ověřili například při GI, kdy nám na doplnění chybějících identifikačních údajů na starých košilkách postačilo krokovací razítko. Řešení jsou dvě, buď v pomůckách použít prosté pořadové číslo v náhradě za staré inventární, například na pravé straně vedle evidenčních údajů za účelem identifikace konkrétních jednotek popisu, což již některé archivy avizovaly, nebo použít pořádací program pro tisk štítků na archivní košilky. Obecně každý databázový program umožňuje sestavení tiskové sestavy, takže jistě nebude nepřekonatelný problém nastavit sestavu pro polepování košilek dle přání každého archivu, tak jak se to již nyní bez problémů děje např. i v odumírajícím Janusu. Pokud dojde open source program zdárně do testovací fáze, bude možné tuto možnost prověřit a případně funkčnost upravit. Obecně se bude jednat o modulární program, v kterém bude možné dopracovávat další funkčnosti dle přání uživatelů. Takže pokud úspěšně vznikne konsorcium pro podporu dalšího vývoje sestavené z archivů, které ho budou využívat, může si nechat u jakékoliv firmy doprogramovat téměř cokoliv, ale možnost nastavit si tiskovou sestavu dle svého přání jistě bude obsahovat i základní verze, stejně jako to umožňují všechna dostupná komerční řešení.
Zajímavější by jistě byl nějaký intuitivní, přehledný v grafickém režimu pracující modul, v kterém by si např. uživatel vybíral rozměr košilky a umisťoval požadované údaje pro tisk přímo na košilku. Podobné udělátko jsme si v našem archivu udělali pro starý Janus, abychom zjistili, že naše snažení končí na možnostech hardwaru (či spíše finančních možnostech si ho pořídit), protože námi používané tiskárny nezvládnou hromadný tisk na těžkou gramáž nezvykle rozměrných košilek. Teoreticky však ani takovému řešení nic nebrání.
« Poslední změna: Květen 22, 2014, 08:18:20 odpoledne od Radek Pokorný »

Duben 22, 2015, 02:31:44 odpoledne
Odpověď #11

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
Se svolením váženého autora si dovoluji umístit dramatickou báseň bezprostředně vzešlou ze zážitků ze školení nových základních pravidel na půdě brněnského zemského archivu:

REFERTÁŘ

 (Poslední poklona inventárnímu číslu v roce 2015)
 
Ivo Durec

 
Co to z AS na Moravu přišlo?
Zrušili nám inv. číslo!
Našli lepší - referenční,
ách, jak v inventářích úhledně ční!
 
Sbohem inv. číslo! Slza v oku.
Ohlížím se po krátkém šoku:
Nalijte číše zlatavého moku,
za oběť  archivního pokroku!

Není-li již inv. číslo,
nebude ni inventář.
Na mysl mi ale přišlo:
říkejme mu refertář.

Červenec 13, 2015, 01:55:59 odpoledne
Odpověď #12

Radek Pokorný

  • *****
  • Information
  • Newbie
  • Global Moderator
  • Příspěvků: 11
    • Zobrazit profil
Na stránkách ministerstva vnitra je nově ke stažení elektronická verze druhého, opraveného a rozšířeného vydání Základních pravidel pro zpracování archiválií (2015). elektronická verze zároveň slouží pro komparaci errat, je vybavena červeným textu v místech, kde došlo k opravám či změnám. Má interaktivní obsah a rejstříky a je zcela shodná s tištěnou verzí.

http://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09Mw%3d%3d

A ještě odkaz na možnost zakoupení papírové verze druhého vydání:
Základní pravidla pro zpracování archiválií. Druhé, opravené a rozšířené vydání. Michal Wanner a kol. Praha 2015 - 160 Kč.
http://www.mvcr.cz/clanek/archivni-periodika-a-publikace.aspx?q=Y2hudW09Mg%3D%3D
« Poslední změna: Srpen 26, 2015, 08:57:32 dopoledne od Radek Pokorný »