Poslední příspěvky

Stran: [1] 2
1
Obecná diskuze / Druhé, opravené a rozšířené vydání Základních pravidel pro zpracování archiválií
« Poslední příspěvek od Radek Pokorný kdy Červenec 13, 2015, 01:55:59 odpoledne »
Na stránkách ministerstva vnitra je nově ke stažení elektronická verze druhého, opraveného a rozšířeného vydání Základních pravidel pro zpracování archiválií (2015). elektronická verze zároveň slouží pro komparaci errat, je vybavena červeným textu v místech, kde došlo k opravám či změnám. Má interaktivní obsah a rejstříky a je zcela shodná s tištěnou verzí.

http://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09Mw%3d%3d

A ještě odkaz na možnost zakoupení papírové verze druhého vydání:
Základní pravidla pro zpracování archiválií. Druhé, opravené a rozšířené vydání. Michal Wanner a kol. Praha 2015 - 160 Kč.
http://www.mvcr.cz/clanek/archivni-periodika-a-publikace.aspx?q=Y2hudW09Mg%3D%3D
2
Obecná diskuze / REFERTÁŘ!
« Poslední příspěvek od Radek Pokorný kdy Duben 22, 2015, 02:31:44 odpoledne »
Se svolením váženého autora si dovoluji umístit dramatickou báseň bezprostředně vzešlou ze zážitků ze školení nových základních pravidel na půdě brněnského zemského archivu:

REFERTÁŘ

 (Poslední poklona inventárnímu číslu v roce 2015)
 
Ivo Durec

 
Co to z AS na Moravu přišlo?
Zrušili nám inv. číslo!
Našli lepší - referenční,
ách, jak v inventářích úhledně ční!
 
Sbohem inv. číslo! Slza v oku.
Ohlížím se po krátkém šoku:
Nalijte číše zlatavého moku,
za oběť  archivního pokroku!

Není-li již inv. číslo,
nebude ni inventář.
Na mysl mi ale přišlo:
říkejme mu refertář.
3
Obecná diskuze / Zkušenosti z Mezinárodního dne archivů
« Poslední příspěvek od Tomáš Dvořák kdy Říjen 30, 2014, 08:50:21 dopoledne »
Připojili jste se k pořádání programu během MDA? O jaké zkušenosti byste se chtěli s ostatními podělit? Jaké máte ohlasy od veřejnosti? Navštívili jste během MDA nějaký archiv? Podělte se, prosím, kde čerpáte inspiraci pro akce u Vás v archivu.
4
Obecná diskuze / Zrušení § 37 archivního zákona a vylidnění dějin
« Poslední příspěvek od Mikuláš Čtvrtník kdy Srpen 11, 2014, 09:22:40 dopoledne »
Zveřejňuji zde svůj příspěvek jako možný podnět do diskuze na téma nikoliv pouze § 37 archivního zákona, nýbrž vůbec jako zamyšlení nad zpřístupňováním novodobých archiválií. Mikuláš Čtvrtník
6
Obecná diskuze / Re:Nová Základní pravidla pro zpracování archiválií
« Poslední příspěvek od Radek Pokorný kdy Květen 16, 2014, 10:01:50 dopoledne »
Dobrý den,
zajímalo by mne, jestli software, který bude při tvorbě inventáře generovat referenční čísla, bude je také umět vytisknout tak, aby bylo možné kódy rovnou nalepit na obaly spisů. Při ručním psaní referenčních čísel může vzhledem k jejich složitosti docházet k chybám. Pokud to nebude možné v centrálním programu, budou si moci něco takového k němu vytvořit jednotlivé archivy?
S pozdravem
Lenka Svobodová

Máte jistě pravdu, psát ručně referenční označení (či alespoň jeho druhou část bez kódu země, archivu a NAD) by byla práce ubíjející a neefektivní. V tomto má jednoduché inventární číslo své neopominutelné kouzlo, což jsme si ověřili například při GI, kdy nám na doplnění chybějících identifikačních údajů na starých košilkách postačilo krokovací razítko. Řešení jsou dvě, buď v pomůckách použít prosté pořadové číslo v náhradě za staré inventární, například na pravé straně vedle evidenčních údajů za účelem identifikace konkrétních jednotek popisu, což již některé archivy avizovaly, nebo použít pořádací program pro tisk štítků na archivní košilky. Obecně každý databázový program umožňuje sestavení tiskové sestavy, takže jistě nebude nepřekonatelný problém nastavit sestavu pro polepování košilek dle přání každého archivu, tak jak se to již nyní bez problémů děje např. i v odumírajícím Janusu. Pokud dojde open source program zdárně do testovací fáze, bude možné tuto možnost prověřit a případně funkčnost upravit. Obecně se bude jednat o modulární program, v kterém bude možné dopracovávat další funkčnosti dle přání uživatelů. Takže pokud úspěšně vznikne konsorcium pro podporu dalšího vývoje sestavené z archivů, které ho budou využívat, může si nechat u jakékoliv firmy doprogramovat téměř cokoliv, ale možnost nastavit si tiskovou sestavu dle svého přání jistě bude obsahovat i základní verze, stejně jako to umožňují všechna dostupná komerční řešení.
Zajímavější by jistě byl nějaký intuitivní, přehledný v grafickém režimu pracující modul, v kterém by si např. uživatel vybíral rozměr košilky a umisťoval požadované údaje pro tisk přímo na košilku. Podobné udělátko jsme si v našem archivu udělali pro starý Janus, abychom zjistili, že naše snažení končí na možnostech hardwaru (či spíše finančních možnostech si ho pořídit), protože námi používané tiskárny nezvládnou hromadný tisk na těžkou gramáž nezvykle rozměrných košilek. Teoreticky však ani takovému řešení nic nebrání.
7
Obecná diskuze / Re:Nová Základní pravidla pro zpracování archiválií
« Poslední příspěvek od Lenka Svobodová kdy Květen 14, 2014, 04:09:47 odpoledne »
Dobrý den,
zajímalo by mne, jestli software, který bude při tvorbě inventáře generovat referenční čísla, bude je také umět vytisknout tak, aby bylo možné kódy rovnou nalepit na obaly spisů. Při ručním psaní referenčních čísel může vzhledem k jejich složitosti docházet k chybám. Pokud to nebude možné v centrálním programu, budou si moci něco takového k němu vytvořit jednotlivé archivy?
S pozdravem
Lenka Svobodová
8
Obecná diskuze / Dotaz M. Zemánkové
« Poslední příspěvek od Radek Pokorný kdy Duben 14, 2014, 03:01:23 odpoledne »
Následující dotaz byl položen v rámci komentářů na Novinkách, na žádost administrátora fóra opakuji zde:
Dobrý den,
zajímalo by mě, zda uvažujete o vypracování dalších příkladů inventářů, popř. jiných archivních pomůcek pro jiné typy fondů, než jsou uvedeny v ZP. Například u fondů Archiv města, popř. obce, kde není znám vznik původce fondu, by bylo vhodné stanovit pravidla pro vyjádření tohoto stavu. Někdy je známa první písemná zmínka, někdy ne. Druhý dotaz se týká pořádacího programu a jeho vytvoření, popř. uvedení do praxe. V našem archivu máme k dispozici pouze Microsoft Office. Běžně vytváříme inventáře ve Wordu a nějaký vhodnější program bychom uvítali s nadšením. Děkuji M. Zemánková
2.4.2014 (9:24)


Pokusím se o reakci:
ad 1 Další příklady do samotných ZP se zřejmě nepřipravují, už tak jsou pravidla díky nim příliš rozsáhlá, což je předmětem kritiky. Dle informací prezentovaných na prvním školení ZP pro SOA v Zámrsku v Hradci Králové se pod odborem Archivní správy MV ČR připravuje vznik Metodické skupiny pro archivní zpracování  pod vedením Mgr. Evy Šimicové, která by se zabývala celou řadou na ZP navazujících témat, mimo jiné i úpravou stávajících metodických pokynů, a inicializovala řešení dalších metodologických problémů spojených s tvorbou archivního popisu formou vzniku více odborných podskupin pro jednotlivá témata, typy fondů apod. za účasti širokého spektra odborných archivářů z praxe. Ohledně neznámého data vzniku korporace je v ZP, kapitole 6 uvedeno, že tento prvek (6.6.2 Korporace - prvek 3 Vznik) se neuvede a použije se místo toho prvek Datace působnosti korporace (6.6.2 Korporace - prvek 5), kde místo přesného data nastupuje:" Zpravidla z pramenů odvozené časové rozmezí ( případně jeho kvalifikovaný odhad) působnosti korporace..."

ad 2 Od roku 2013 se pod hlavičkou Technologické agentury ČR intenzivně pracuje na přípravě nového softwaru, který by měl být k dispozici všem archivům od roku 2016. Doufejme.
9
Obecná diskuze / Dotazy k popisu původců a tvorbě rejstříků
« Poslední příspěvek od Radek Pokorný kdy Duben 14, 2014, 02:08:18 odpoledne »
Jak se bude přistupovat do databáze INTERPI?
Blíže viz ZP, kapitola 6. Popis původců, strana 77 an. a kapitola 7. Tvorba přístupových bodů a rejstříků, strana 85 an.

V případě popisu původců bude uživatel pracovat přímo s rozhraním INTERPI. Při vytváření rejstříkových hesel nebo speciálních prvků popisu bude komunikace probíhat mezi softwarem pro zpracování archiválií a databází INTERPI pomocí tzv. webových služeb. Vytvoření nového záznamu rejstříkového hesla bude zajišťováno samostatným formulářem v rámci softwarem pro zpracování archiválií. Přihlášení k databázi INTERPI není zatím specifikováno (v úvahu přichází přihlašování přes národní archivní portál). Každý uživatel, který vytváří obsah (nikoli tedy pouhý operátor), bude mít zároveň záznam v databázi.

"Jak bude řešena správa databáze a její supervize? Např. odstraňování chyb a záměn, rušení duplicitních záznamů, editace, zpřesnění a opravy záznamů? Bude vše ponecháno na vzájemné dohodě archivářů – editorů, kteří mají k dispozici archiválie?"
Jakub Doležal, Archiv kanceláře prezidenta republiky


Podobně jako je tomu dnes v případě autoritních záznamů v knihovnách bude ustanoven systém supervizorů, kteří budou především hlídat případnou duplicitu a konzistenci. Část agendy bude nepochybně - jak je tomu dnes v případě knihovnických autoritních záznamů - vykonávána Národní knihovnou, která má k dispozici potřebné odborníky (zejména v oblasti pojmů). Editace a zpřesnění, případně opravy budou záležitostí všech kooperujících, tedy nejen archivářů, ale i editorů z jiných paměťových institucí. To je princip kooperativní tvorby záznamů.

Uveďte příklad určení původce fondu v případě, že se vesměs jedná o archiválie obecního úřadu do roku 1945, ovšem fond obsahuje i posteriora (např. záznamy v podacím deníku nebo záznamy v úřední knize pokračující i po roce 1945). Protože podle nových ZP neplatí, že jeden fond má (pouze) jednoho původce, je původcem fondu i MNV? Pokud ano, musím v úvodu popsat oba původce? Není možné odkázat na popis „nehlavního“ původce (v našem případě MNV) v jiném inventáři? Jednalo by se např. i o fondy četnických stanic, které plynule přešly pod SNB, ale v zápisech bylo pokračováno ve stávajících knihách.
Dotaz položený v MZA v Brně

Uvedou se všichni původci, jejichž archiválie se ve fondu vyskytují. Odkaz na jinou archivní pomůcku možný není, ale lze převzít již zpracovaný popis „marginálního“ původce (jeden z cílů sdílení údajů v databázi INTERPI). V případě, že nejsem schopen k dotyčnému původci získat dostatek informací, uvedou se pouze základní a zjistitelné údaje (preferovaná forma jména, stručná charakteristika, datace vzniku/zániku nebo působnosti). To, že nemá fond pouze jednoho původce, není záležitostí nových ZP, ale praxe.

V případě, že není znám vznik korporace (např. u archivů obcí) se má vyplňovat datace působnosti korporace. Chápu to tak, že do datace vzniku můžu napsat: „není známa“ a teprve do datace působnosti napíši kvalifikovaný odhad? Nebo pole datace vzniku nevyplňuji? Popř. vyplňuji jak? Je možné toto pole nevyplnit? Pokud mám např. obec, jejíž písemná zmínka pochází až z roku 1517, měla bych vyplnit dataci působnosti korporace takto „před 1517–1945“? Jak zní strojově čitelný zápis tohoto časového rozmezí?
Dotaz položený v MZA v Brně

Dataci vzniku nevyplňuji, datace působnosti se uvede obdobně jako v případě vzniku a zániku (lze tedy vyznačit nejistotu). Strojový zápis se zde vyplňovat nebude (jedná se o práci v rozhraní INTERPI).

Kdy bude zpřístupněna pro archivy databáze INTERPI, když portál národního digitálního archivu, přes který se má podle ZP přistupovat, zatím není? Součástí nové archivní pomůcky podle ZP má přitom být identifikátor původce z databáze INTERPI.
Dotaz položený v MZA v Brně

V průběhu roku 2015 bude databáze INTERPI zpřístupněna, její napojení na portál NDA je předmětem zadání, které má být realizováno také v roce 2015, nejpozději v roce následujícím. Komunikace s databází INTERPI navíc není vázána na portál NDA (lze přímo z pořádacího SW prostřednictvím webových služeb).

Kdy a jak bude technicky možné používat autoritní záznamy z databáze paměťových institucí INTERPI, kterou by podle ZP měl provozovat dosud neexistující Národní digitální archiv.
Dotaz položený v MZA v Brně

Národní digitální archiv existuje, doporučujeme sledovat www.digi.nacr.cz (všechny archivy obdržely prostřednictvím Odboru archivní správy a spisové služby informační dopis, který NA rozesílal svým původcům). Archivní portál je v současné době v přípravě (hotova je část funkcionalit), databázi INTERPI NDA provozovat nebude – je to společný projekt více paměťových institucí. Ostatní viz předchozí odpověď.

Bude databáze INTERPI obsahovat pouze údaje o původcích, kteří budou mít pomůcky podle nových ZP, nebo údaje o všech původcích, které mají archivy v péči? Pokud to budou všichni původci, údaje o nich bude nutné zadat ručně, nebo budou převzaty z nějaké existující databáze, např. REGiA?
Dotaz položený v MZA v Brně

Primárně budou do INTERPI převzaty autoritní záznamy NKČR (autority.nkp.cz) doplněné o některé další připravené údaje. Informace bude možné doplňovat retrospektivně podle potřeby přímo prostřednictvím rozhraní INTERPI. Přebírání z REGiA se nepředpokládá, ale řeší  se zpracování dat o původcích v PEvA (viz návrh strukturovaného zápisu v původců v nejbližší nové verzi tohoto SW). Tato data budou následně harmonizována s databází INTERPI. Modul pro harmonizaci dat s INTERPI bude předmětem jednání.
Z hlediska AS – prozatím bylo rozhodnuto, že do PEvA budou uváděny údaje o původcích u přírůstků a nově zpracovávaných fondů. Připravovaná verze programu nemá prozatím napojení na infrastrukturu INTERPI, protože ta prozatím neexistuje.

10
Obecná diskuze / Dotazy k prvkům popisu
« Poslední příspěvek od Radek Pokorný kdy Duben 14, 2014, 01:53:32 odpoledne »
Univerzální prvky popisu se uvádějí pouze v úvodu nebo také přímo u příslušné jednotky popisu?
Blíže viz ZP, oddíl 2.10 Archivní pomůcky, strana 35 a oddíly 4.3 až 4.7, strany 51 až 56




Ne všechny univerzální prvky se v úvodu uvádějí, přesně to definují příslušné oddíly ZP. Ty, prvky, kterých se to týká, se v úvodu uvádějí vždy (s odkazem na referenční označení), ale pokud je to účelné, tak i u jednotky popisu. Oproti stávající praxi je jistě přínosnější informovat uživatele archivní pomůcky například o způsobu zpracování a doplňujících materiálech k určité skupině archiválií přímo v inventárním seznamu, ne jen v úvodu.
Teoreticky lze značnou část úvodu automaticky poskládat z údajů u jednotek popisu.

Jak se tvoří referenční označení?

Blíže viz ZP, oddíl 4.2.1 Referenční označení, strana 43

Referenční označení se ve větším množství musí tvořit automaticky, a to v programu pro zpracování archiválií podle nových ZP. Jednotlivé úrovně popisu se oddělují dvěma lomítky mezi úrovněmi instituce, série, složka, jednotlivost a jednoduchým lomítkem v rámci úrovně.

Příklad tvorby referenčního označení:

 

Příklad úpravy referenčního označení při vkládání záznamů:

 
Jak se tvoří ukládací číslo a jak se bude evidovat v lokaci?
Blíže viz ZP, oddíl 4.2.10 Ukládací číslo, strana 50

Ukládací číslo je jedinečné označení evidenční jednotky, která nemá vlastní archivní obal (například úřední kniha uložená volně v regálu), nebo označení archivního obalu, v němž jsou evidenční jednotky uloženy, přičemž na počtu evidenčních jednotek v obalu nezáleží (například spisy uložené v kartonu, jedna nebo více map uložených v mapových deskách).

Ukládací číslo je povinný prvek popisu, ale jeho formu si určuje každý archiv podle svých specifických podmínek. Může jít o prosté celé číslo, nebo řetězec alfanumerických znaků.

Příklad použití ukládacího čísla a související evidence lokace:



Údaj jiná datace se zapisuje do regestu?
Blíže viz ZP, oddíl 4.2.3 Obsah, regest, strana 46 a oddíl 5.2.1 Jiné datace jednotky popisu než datace vzniku jednotky popisu, strana 57

Vzhledem k předpokládanému strojovému vyhledávání budou jiné datace než datace vzniku jednotky popisu v novém softwaru řešeny samostatným prvkem. Do prvku 4.2.3. Obsah, regest se zapisují pouze časové hiáty uvnitř intervalu datace.

Jak datovat a evidovat reprodukce zničených archiválií, když datum vzniku reprodukce a její evidenční jednotka neodpovídá zničené archiválii?
Blíže viz ZP, oddíl 4.2.5 Datace vzniku jednotky popisu, strana 47 a oddíl 5.2.1 Jiné datace jednotky popisu než datace vzniku jednotky popisu, strana 57

Tento problém nemá obecně uspokojivé řešení, nicméně postupuje se následovně: Pokud byl originál archiválie prokazatelně zničen nebo ztracen a je k dispozici například jeho studijní reprodukce, vykazuje se reprodukce jako příslušná evidenční jednotka, a to včetně datace. Ani údaj o dataci vzniku reprodukce však není opomenut.

Příklad:
Existuje fotografie z roku 1900 ke zničené listině z roku 1400. V prvku Obsah, regest se na tuto důležitou okolnost upozorní a fotografie se vykazuje jako listina do roku 1850. U datace se pak uvádějí dvě hodnoty – datace vzniku listiny a datace vzniku fotografie. Jde o dva prvky popisu:
Datace vzniku jednotky popisu (viz oddíl 4.2.5) – v našem případě se uvádí rok 1400, byť fotografie vznikla v roce 1900.
Datace vzniku kopie, která nahrazuje zničenou archiválii (viz oddíl 5.2.1) – uvede se rok vzniku fotografie, tedy 1900.

Jak se určují souřadnice GPS a kterých evidenčních jednotek se určování souřadnic GPS týká?
Blíže viz ZP, oddíl 5.2.6 Souřadnice, strana 61

Určuje se buď souřadnice bodu, plochy, nebo linie.
- U fotografií, pohlednic a jiných dokumentů zobrazujících konkrétní stavbu, část veřejného prostoru či malé území, a u map velkého měřítka (do 1:2 880 včetně) stačí uvést souřadnice jednoho významného, pokud možno v proměnách času stabilního, bodu (poblíž středu mapy).
- U map středního (od 1:2 881 do 1:500 000 včetně) a malého měřítka se uvádějí souřadnice rohů mapy.
- U liniových objektů (řeky, silnice apod.) se doporučuje uvádět souřadnice krajních bodů (mezních míst, odkud kam je úsek zmapován), popř. ještě jednoho až dvou bodů v rámci tohoto úseku.

- Souřadnice se povinně určují v inventáři a katalogu u map.
- Nepovinně se souřadnice určují u fotografií, pohlednic a jiných dokumentů zobrazujících konkrétní stavbu.

Příklad určení souřadnic plochy:
Krok 1 Určení krajních bodů zobrazeného území

 

Krok 2 Zápis souřadnic
 

Příklad určení souřadnic linie (řeka Labe):

Postupuje se analogicky jako u plochy


Referenční označení - sice bude generováno programem, ale přesto bych si rád vyjasnil, zda mají být mezi úrovní složka a podsložka/jednotlivost dvě lomítka nebo pouze jedno? Text pravidel uvádí v bodu 4.2.1 pravidlu 3, že „úrovně složka a jednotlivost sdílejí společnou pozici a v prvku referenční označení se již nerozlišují“ a v příkladu na str. 44-45 mezi složku a jednotlivost klade jedno lomítko. Tomu však neodpovídá příslušná odpověď na nejčastější dotazy k ZP verze 10. 4. 2014. Ve vzájemném rozporu jsou i některé příklady v textu ZP (např. příloha 2, s. 155, jednotky popisu č. 40-42, 112; s. 191-192, jednotky popisu č. 10-12 × 16-17, 31-32, 53-54, 95-98).
Jakub Doležal, Archiv kanceláře prezidenta republiky


Opravdu se jedná o chybu  :-[ v příkladu na str. 44-45, kde chybí druhé lomítko mezi složkou a jednotlivostí. Obecně lze říci, že první tři části referenčního označení oddělené dvojitým lomítkem jsou pevně dané a každé označení je musí nést v pevném pořadí, tedy (1) zkratka země společně s označením archivu, (2) fond (včetně dílčích listů) a (3) série (včetně sérií nižší úrovně). Avšak na další úrovni, tedy v oblasti, kde se popisují fyzické archiválie a která prakticky odpovídá pojmu inventární jednotka, jak ji známe ze starších pravidel, se mohou vedle sebe na stejné úrovni vyskytovat jak složka (podsložky) tak jednotlivost (části jednotlivosti). Existují tak dva vztahy, které mohou mít složka a jednotlivost vůči sobě, buď jsou na stejné úrovni, tedy obě mají jednu společnou vyšší mateřskou sérii (častěji sérii nižší úrovně), ke které se bezprostředně vztahují (jsou jí podřízeny), což je například ilustrováno v referenčním označení v příkladu ZP na str. 157 (u papírových pravidel) či str. 154 (u elektronického .pdf) u pořadových čísel 4-8 (v sérií presidiálních spisů je vedle sebe presidiální protokol (jednotlivost) i konkrétní spisy (složky)), nebo je jednotlivost podřízena složce či podsložce (třeba jedna fotografie ze složky více fotografií stejného domu, jeden formulář či plánek ze spisu, nebo ona pozvánka s fotografií ze složky pozvánek v nešťastném příkladu ze s. 44-45 atd.), a v tomto případě je nutné mezi onu vyšší (mateřskou) složkou a podřízenou (dětskou) jednotlivostí napsat v referenčním označení dvě lomítka, jak je tomu u všech v otázce uváděných příkladech (jen pozor na posunuté číslování digitální a papírové verze uváděná s. 155 je v papírové podobě 158, s. 191-192 papírovými s. 195-196). 

Zda se počítá s tím, že bude připraven podrobnější výklad zásad pro citaci archiválií zpracovaných podle nových Základních pravidel (tj. používání referenčních označení z hlediska badatelské veřejnosti).
-
Zrušení inventárních čísel se hodně dotkne fyzického popisu archiválií. Pokud nechceme popisovat archiválie referenčním číslem, dáváte nám volnou možnost, jak archiválie popisovat jinak (pořadové číslo, objednávkové číslo apod.). Bude v novém programu pro toto „číslo“ zvláštní kolonka nebo se bude psát pouze do nějaké poznámky?
Oba dotazy byly položeny v MZA v Brně, vzhledem k podobnosti zodpovězeny najednou

Pokud budeme citaci chápat v širším slova smyslu, pak Základní pravidla umožňují použití různých způsobů „citace“ dle konkrétních podmínek. Referenční označení je základním a jednoznačným identifikátorem, proto by mělo být používáno především při citaci zdroje informace.
Pro účely objednávání archiválií z pomůcky v analogové podobě je možné naopak použít údaje z prvku Jiné označení (pořadové číslo pro tisk) či ukládací číslo.
Jelikož se však předpokládá stále širší využití elektronické podoby archivní pomůcky, neměla by struktura referenčního označení činit v budoucnu větší problémy. Záležitost se bude řešit kliknutím na záznam či tlačítko, nikoli ručním opisováním.
Jak bylo řečeno v článku o ZP v Archivním časopisu „referenční označení jistě příliš nezlepší ani příliš nezhorší velmi tristní stav citování archiválií laickou a mnohdy bohužel i odbornou veřejností“.

Referenční čísla - Plánuje se nějaké zpřehlednění referenčního čísla (např. místo lomítka používat tečku?).
Tak, jak v současné době referenční čísla vyhlížejí, budou pro lidi se slabším zrakem těžko čitelná a bude docházet ke vzniku chyb při jejich manuálním objednávání (hrozí zvláště častá záměna lomítka za sedmičku nebo jedničku). Problém by snad nenastal v případě, kdyby byla každá domácnost a každý badatel vybaven internetem a archiválie by se objednávaly strojově (v dohledné době lze toto těžko očekávat). Ovšem při reálném vyhledávání archiválií pomocí referenčního označení může znovu nastat chyba, leda by se vyhledávání provádělo opět strojově. V předkládané podobě pokládám "referenční číslo" za prakticky nepoužitelný instrument - a tudíž zbytečný, neboť inventární číslo těžko mohou nahradit. Opravdu se neumíme si představit archiváře, který bude archiválie vyhledávat primárně pomocí referenčního čísla a bude hledat např. řetězec znaků 3/1/3/1/1///2. Systém referenčních čísel je jistě vynikající věc, která se hodí ke strojovému zpracování archiválií jako jakási interní latentní evidenční jednotka, ale pro reálné využití v praxi je tento systém nevhodný. Uplatnit by se mohl výborně v nějakém skladu, ale zde je nutno připomenout, že archiv v žádném případě není sklad a archivář není skladník.
Dotaz položen v MZA v Brně

Viz odpověď k výše uvedenému otázce.
Doplněk za AS: Jak už bylo řečeno, objednávat lze i podle jiných údajů. Pokud jde o rozdělovače, lze je z technických důvodů zaměnit za jiné. Referenční označení je součásti ISAD (G). Jde o zásadní věc, kterou používá celý svět. V ČR je prosazovaly velké archivy, které mají největší potíže s velkými doplňky do číselné řady. Myslím, že u většiny inventářů to nebude až takový problém. Např. u třídění podle druhů dokumentů by počet úrovní neměl být z podstaty věci vysoký. Myslím, že to platí i pro spisové plány. Např. spisový plán MV má 3 úrovně.
Doušek z diskuse: Jestliže z dikce otázky vyznívá názor, že referenční označení je věc vynucená strojovým zpracováním dat, skutečnost je jiná. Referenční označení naopak stojí pevně na analogových základech, je určeno pro propojení údajů i s „papírovými“ pomůckami, je lidsky pochopitelné a čitelné, může sloužit jako jednoznačný identifikátor jednotky popisu i v případě, že elektronické systémy nebudou aktuálně k dispozici či selžou. Vlastně se moc neliší od dříve minimálně části archivů prosazované umělé signatury. „Vyrobit“ je musí samozřejmě stroj a jak bylo řešeno výše, pro konkrétní objednání materiálu či odkazu do rejstříku je možno využít i jednodušších označení.

Je u novověkých listin (v kategorii listin do r. 1850) za všech okolností povinné psát pro inventář rozměry jako prvek povinného popisu archiválie?
Dotaz položen v MZA v Brně

Ano, ale žádný z aktuálně odpovídajících si to nevymyslel.

Je u přivěšených pečetí na evidenční jednotce listina (do r. 1850) povinné uvádět pro inventář rozměry pečetí a jejich vydavatele jako prvek popisu archiválie?
Dotaz položen v MZA v Brně

Ne.

Jak a zda vůbec uvádět v popisu listiny pro inventář pečeť, je-li pouze přitištěná (např. pečeť sekretní či pod clonou)?
Dotaz položen v MZA v Brně

 Povinné minimum je použití prvku 5.7.4 Počet otisků původní a současný, ostatní je na rozhodnutí archiváře.
Stran: [1] 2